Nebenkostenabrechnung: Was muss man als Vermieter beachten?

Die Nebenkostenabrechnung gehört zu quasi jedem Mietverhältnis: In so gut wie jedem Mietvertrag vereinbaren Vermieter und Mieter eine anteilige Übernahme der Nebenkosten durch den Mieter. Im Gegenzug verpflichtet sich der Vermieter, einmal im Jahr eine genaue Abrechnung der Kosten aufzustellen. Hat der Mieter durch die Warmmiete in den Monaten des Abrechnungszeitraums zu viel gezahlt, erhält er den Differenzbetrag zurück. Reicht die Summe für die Deckung der Nebenkosten nicht aus, dürfen Sie als Vermieter eine Nachzahlung verlangen. Allerdings müssen Sie einiges berücksichtigen, wenn Sie die Nebenkostenabrechnung erstellen möchten.

Abrechnung der Nebenkosten: Das muss im Mietvertrag geregelt sein

Damit Sie die Nebenkosten von den Mietern einfordern dürfen, müssen Sie sie schon im Mietvertrag genau benennen. Es gibt eine ganze Reihe von Nebenkosten, die Sie auf die Mieter umlegen dürfen. Dazu zählen nach § 2 der Betriebskostenverordnung

• die Grundsteuer
• Kosten für den Hausmeister
• Kosten für Gartenpflege, Gebäudereinigung
• Kosten für Müllabfuhr und Straßenreinigung
• die Abwassergebühr (je nach Bundesland gesplittet in Niederschlags- und Schmutzwasser)
• Kosten für Warmwasser und Heizung
• Kosten für die Beleuchtung
• Kosten für Kabel oder Antenne
• Kosten für den Aufzug
• Kosten für Haftpflicht- und Sachversicherungen
• Kosten für den Schornsteinfeger
• Kosten für den Waschraum

Außerdem können Sie stets „sonstige Betriebskosten“ mit angeben, zu denen etwa die Wartung von Dunstabzugshauben und Rauchmeldern zählt, die Reinigung von Dachrinnen oder die Trinkwasseranalyse. Wichtig ist, dass diese „sonstigen“ Punkte genau aufgeführt sind: Die anderen oben genannten Punkte decken Sie im Mietvertrag ab, indem Sie „sämtliche Betriebskosten“ abgeben. Dies hat den Vorteil, dass Sie beispielsweise auch nachträglich einen Hausmeister mit der Erledigung verschiedener Arbeiten im Mietshaus beauftragen können: Die Kosten für ihn müssen Sie nicht extra von den Mietern absegnen lassen, da sie in der Beschreibung „sämtliche Betriebskosten“ schon enthalten sind.

Weiterhin gehört in den Mietvertrag, nach welchem Verteilerschlüssel Sie die Betriebskosten errechnen. Die Heizkosten berechnen Sie mindestens zu 50 Prozent und höchstens zu 70 Prozent nach Verbrauch; der Rest berechnet sich nach der Wohnfläche. Nicht umlagefähig sind übrigens Kosten für die Verwaltungsarbeit und für Instandhaltung sowie Instandsetzung. Dies können Sie im Mietvertrag nicht festlegen – tun Sie es doch, ist dieser Posten gegenstandslos.

Nebenkostenabrechnung – bis wann muss sie erstellt werden?

Für Sie als Vermieter gilt, dass Sie für die Nebenkostenabrechnung eine Frist von einem Jahr haben. Das bedeutet, dass Sie zum Beispiel die Abrechnung für den Zeitraum vom 1. Januar 2019 bis zum 31. Dezember 2019 bis spätestens zum 31. Dezember 2020 erstellt und dem Mieter zugestellt haben müssen. Es ist wichtig, dass Sie diese Frist einhalten: Danach haben Sie keine Ansprüche mehr darauf, dass Ihre Mieter etwaige Nachzahlungen vornehmen. Im umgekehrten Fall allerdings müssen Sie – falls Sie mit der Abrechnung säumig sind – Ihren Mietern die anfallende Rückzahlung auch später noch gewähren. Darüber hinaus haben die Mieter nach Eingang des Dokuments ein Jahr Zeit, falls sie die Nebenkostenabrechnung prüfen lassen möchten.

Mieter haben ein Recht darauf, dass die Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter jährlich erstellt wird. Nicht nur haben sie so ihre Kosten im Blick. Darüber hinaus können sie auch bestimmte Teilposten der Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung angeben – allein deshalb ist eine regelmäßige Abrechnung vorgeschrieben.

Nebenkostenabrechnung: Vorlage hilft, Fehler zu vermeiden

Einige Punkte müssen auf jeden Fall in Ihrer Nebenkostenabrechnung enthalten sein, da diese sonst ungültig ist. Um sicherzugehen, können Sie sich an eine der vielen Mustervorlagen im Internet halten. Zu den Pflichtangaben zählen

• die Namen und genaue Adressen der Mieter
• der Abrechnungszeitraum
• die Gesamtkosten
• die Berechnung der Anteile für die einzelnen Mieter
• die Umlageschlüssel
• der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Achten Sie darauf, dass die angegebenen Umlageschlüssel denen aus dem Mietvertrag entsprechen: Rechnen Sie nach Verbrauch, nach Anzahl der Personen im Haushalt, nach Anteil der Wohnfläche oder nach Wohneinheiten ab. Andere Schlüssel sind nicht statthaft. Stellen Sie grundsätzlich sicher, dass die Abrechnungsart klar erkennbar ist.

Weiterhin müssen die Mieter die Möglichkeit haben, die Rechnungen einzusehen, auf deren Basis die Nebenkostenabrechnung erstellt worden ist. Dafür müssen Sie als Vermieter ihnen aber keine Kopien zukommen lassen: Es ist ausreichend, wenn Sie die Rechnungen beispielsweise in Ihrem Büro parat halten, sodass die Mieter dort Einsicht nehmen können. Zumutbar ist das laut Rechtsprechung allerdings nur, wenn sich das Büro in der gleichen Stadt befindet wie das Mietobjekt. Ist das nicht der Fall, müssen Sie Ihren Mietern auf Anfrage Rechnungskopien zusenden.

Fazit: Regelmäßige Nebenkostenabrechnung sorgt für komplikationslose Abläufe

Wenn Sie als Vermieter die Nebenkostenabrechnungen für Ihre Mieter erstellen, gibt es mehrere wichtige Punkte: Sie sollten sich an die Fristen halten, alle notendigen Abgaben hinzufügen und transparent machen, nach welchen Verteilerschlüsseln Sie die Kosten berechnet haben. Berücksichtigen Sie, dass die Mieter die Abrechnung prüfen und Widerspruch einlegen dürfen. Erstellen Sie die Abrechnung aber zuverlässig und sorgfältig jedes Jahr zum selben Zeitpunkt, wissen Ihre Mieter, dass sie sich auf Sie verlassen können, und es kommt selten zu großen Nach- oder Rückzahlungen.

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