Nebenkosten – was der Mieter zahlen muss und was nicht

Wie hoch die Nebenkosten ausfallen, ist in den meisten Fällen im Mietvertrag geregelt. Man unterscheidet zwischen umlagefähigen Nebenkosten und solchen, die der Vermieter selbst zu tragen hat. Wie sich die Nebenkosten für eine Wohnung zusammensetzen, was für Verteilerschlüssel es gibt und welche Zahlungsfristen gelten, erfahren Sie hier.

Mietnebenkosten müssen vertraglich vereinbart werden

Eine Mieterin liest sich einen Brief mit Nebenkosten durch, was muss sie zahlen?

Vermieter dürfen verschiedene Nebenkosten für die Wohnung auf ihre Mieter umlegen. Die Grundvoraussetzung dafür ist, dass sie dies im Mietvertrag festhalten. Es müssen dabei nicht alle Punkte einzeln aufgezählt werden – das geschieht erst in der Nebenkostenabrechnung. Es reicht, wenn im Mietvertrag steht, dass die in der Betriebskostenverordnung definierten umlagefähigen Nebenkosten vom Mieter zu tragen sind. Der Vermieter hat die Wahl zwischen der Vorauszahlung und der Pauschale.

Vorauszahlung der Mietnebenkosten ist weit verbreitet

Die Vorauszahlung der Mietnebenkosten findet in der Regel zusammen mit der Zahlung der Miete statt. Im Mietvertrag wird ein Betrag vereinbart, der auf Erfahrungswerten basiert und näherungsweise den später tatsächlich anfallenden Kosten entspricht. Einmal jährlich werden die Nebenkosten schließlich abgerechnet. Fielen höhere Kosten an, zahlt der Mieter den Fehlbetrag nach. Lagen die Kosten dagegen niedriger, erhält er den zu viel gezahlten Betrag zurück.

Der Pauschalbetrag ist zweischneidig

Der Vermieter hat außerdem die Möglichkeit, mit seinen Mietern einen Pauschalbetrag zu vereinbaren. Diese Variante wird jedoch seltener genutzt. Der Pauschalbetrag wird zumeist ebenfalls monatlich fällig. Die Mieter zahlen immer den gleichen Betrag, ohne dass der Vermieter eine jährliche Abrechnung erstellt. So kommt es weder zu Nachzahlungen noch zu Rückerstattungen. Diese Variante wird also immer eine der beiden Parteien benachteiligen.

Diese Nebenkosten fallen in Mietshäusern an

Als Nebenkosten bezeichnet man solche Kosten, die im laufenden Betrieb anfallen. Diese Kosten können sehr vielfältig sein. Einige von ihnen betreffen Services und Dienstleistungen, die den Mietern direkt zugutekommen. Dies sind die umlagefähigen Nebenkosten. Die Kosten für andere Posten, die vor allem dem Vermieter zugutekommen, dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.

Dies sind umlagefähige Nebenkosten

Zu den Mietnebenkosten, die auf die Mieter umgelegt werden dürfen, zählen die Kosten für

  • Entwässerung und Kaltwasser
  • Heizung (inklusive Schornsteinfegerrechnung) und Warmwasser
  • Müllbeseitigung
  • Gebäudereinigung (falls das nicht die Mieter selbst übernehmen)
  • Straßenreinigung
  • Beleuchtung im Treppenhaus, in Fluren, Kellern und Gemeinschaftsräumen
  • Kabelanschluss oder Antenne
  • Grundsteuer
  • Sach- und Haftpflichtversicherung für das Gebäude
  • ggf. Gartenpflege
  • ggf. Aufzugskosten
  • ggf. Kosten für Hausmeister
  • ggf. Wasch- und Trockenraum

Auch „sonstige Betriebskosten“ werden in der Abrechnung oft mit aufgeführt. Diese müssen jedoch genauer beschrieben werden, um umlagefähig zu sein. Zu ihnen zählen beispielsweise Kosten, die durch die Nutzung von Gemeinschaftsräumen entstehen, Wartungskosten für Rauchmelder oder die Kosten für die regelmäßige Dachrinnenreinigung.

Gut zu wissen: Muss der Vermieter einen Kammerjäger bestellen, weil Ungeziefer wie Ratten, Mäuse oder Schaben die Wohnqualität beeinträchtigen, sind diese Kosten nicht umlagefähig: Sie werden demjenigen Mieter in Rechnung gestellt, der den Befall verursacht hat.

Diese Nebenkosten sind nicht umlagefähig

Alle Kosten, die für die Verwaltung und für die Instandhaltung des Mietshauses anfallen, dürfen die Vermieter nicht bzw. nicht komplett auf die Mieter umlegen. Nötige Reparaturen an der Heizungsanlage zum Beispiel kommen zwar allen Mietern zugute, aber es ist die Pflicht des Vermieters, eine funktionstüchtige Heizung zur Verfügung zu stellen. Daher übernimmt er den Großteil dieser Kosten. Es ist ihm unter Umständen aber gestattet, im Zuge der Nebenkostenabrechnung einen pauschalen Betrag für einen Teil dieser Kosten zu verlangen.

Zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten zählen außerdem solche für

Fügen Vermieter der Nebenkostenabrechnung solche Kosten dennoch hinzu, müssen die Mieter diese nicht zahlen.

Wie hoch fallen die Nebenkosten aus?

Es gibt mehrere Aspekte, die die Nebenkostenabrechnung beeinflussen. Grob geschätzt können die Kosten bei rund 2,10 Euro bis 3,00 Euro pro Quadratmeter liegen. Sie hängen also zunächst schon einmal von der Größe der Mietwohnung ab. Weitere Punkte, die einen Einfluss auf die Kosten haben, sind etwa

  • Fahrstühle
  • Sauna oder Swimmingpool
  • Beleuchtung in Hof oder Garten
  • Hausmeister und Gebäudereinigung
  • Concierge
  • Wachschutz

Je hochwertiger und luxuriöser die Ausstattung des Mietshauses ist, desto höher fallen die Mietnebenkosten aus.

Diese Verteilerschlüssel gibt es

Wenn im Mietvertrag festgelegt wird, dass der Mieter die umlagefähigen Nebenkosten trägt, kann der Vermieter ihre Höhe nach drei verschiedenen Verteilerschlüsseln berechnen. Diese Schlüssel legen fest, wie der Vermieter die Summe der Nebenkosten auf die verschiedenen Mietparteien zu verteilen hat. Die möglichen Verteilerschlüssel sind

  • die Anzahl der Mietparteien
  • die Wohnflächen
  • die Größe der Haushalte

Ohne Festlegung des Schlüssels wird nach den Wohnflächen abgerechnet: Je größer der Anteil am Haus, desto größer ist der Anteil an den Kosten.

Verbrauchsabhängige Nebenkosten wie etwa für Wasser oder Müllentsorgung können auch über die Größe der Haushalte abgerechnet werden. Drei Menschen produzieren beispielsweise mehr Müll als eine Einzelperson. Diese Berechnung kann allerdings etwas komplizierter sein, weshalb Vermieter oft einen der anderen Schlüssel vorziehen.

Der Verteilerschlüssel, der sich an der Anzahl der Mietparteien orientiert, ermöglicht eine unkomplizierte Berechnung. Er ist aber nur dann gerecht, wenn die Wohnflächen mehr oder weniger gleich groß sind und auch vergleichbar viele Menschen in den Wohnungen leben.

Gut zu wissen: Es ist auch möglich, verbrauchsabhängige Nebenkosten exakt nach Verbrauch abzurechnen, falls dafür ein Nachweis möglich ist (etwa, wenn jeder Haushalt eigene Wasserzähler besitzt). Für die Punkte, deren Einzelverbrauch nicht nachweisbar ist (Müllmengen zum Beispiel) muss dann aber einer der drei Schlüssel gewählt werden.

Achtung: Die Nebenkosten für leerstehende Wohnungen dürfen Vermieter nicht auf die anderen Mietparteien umlegen!

Diese Zahlungsfristen gelten für die Mietnebenkosten

Hat der Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellt und sie dem Mieter zugesendet, enthält diese in der Regel auch Informationen zur Zahlungsfrist. Im Normalfall wird die Summe bis 30 Tage nach Abrechnungsdatum fällig. Das gilt sowohl für den Fall, dass der Mieter eine Nachzahlung leisten muss, als auch für den Fall, dass er vom Vermieter eine Rückzahlung erhält. Ist im Mietvertrag eine andere Frist vereinbart, gilt diese.

Falls der Vermieter bei der Rückzahlung säumig ist, können die Mieter ihn zunächst per E-Mail oder Telefon an seine Zahlungspflicht erinnern. Eventuell befindet sich der Vermieter nur im Urlaub oder hat die Rückzahlung schlicht vergessen. Reagiert der Vermieter daraufhin nicht, sollte die nächste Erinnerung als Einschreiben und mit einer klar gesetzten Frist (14 Tage zum Beispiel) erfolgen.

Geht selbst im Anschluss daran keine Überweisung ein, kann der Mieter die Betriebskostenvorauszahlungen in den folgenden Monaten mit der Summe verrechnen, die ihm aus der Rückzahlung zusteht. Das ist allerdings nur unter zwei Voraussetzungen möglich: Diese Option darf im Mietvertrag nicht ausgeschlossen sein und der Mieter kündigt dieses Vorgehen schriftlich an. Wer die Rückzahlung auch nach dem Auszug noch nicht erhalten hat, dem bleibt oft nur der Weg vor Gericht.

Sind es die Mieter, die die Nachzahlung schuldig bleiben, kann der Vermieter nach Ablauf der Frist eine Mahnung schreiben. Diese gibt ihm das Recht, Verzugszinsen auf den ausstehenden Betrag zu erheben. Auch gerichtliche Schritte werden dadurch möglich.

Achtung: Weder Mieter noch Vermieter sind dazu berechtigt, die Zahlungsfristen nicht einzuhalten, weil sie die Abrechnung oder Belege dazu noch prüfen möchten. Falls Mieter die Abrechnung noch prüfen möchten, wofür sie 12 Monate Zeit haben, sollten sie in der gesetzten Frist unter Vorbehalt bezahlen.

Fazit: Umlagefähige Nebenkosten sind klar definiert

Welche Mietnebenkosten auf die Mieter umgelegt werden dürfen, ist in der Betriebskostenverordnung klar geregelt. Die Wahl des Verteilerschlüssels obliegt dem Vermieter – je nach Art des Mietshauses und der Gegebenheiten vor Ort kann er zwischen drei Varianten wählen. Ist eine monatliche Vorauszahlung vereinbart, erstellt der Vermieter einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung. Der Mieter muss daraufhin eine Nachzahlung leisten oder bekommt vom Vermieter eine Rückzahlung, je nachdem, ob die Vorauszahlungen zu hoch oder zu niedrig waren. Beide Parteien sind an die Zahlungsfrist gebunden, die im Mietvertrag und/oder der Abrechnung genannt werden. Unabhängig davon kann die Abrechnung ein Jahr lang überprüft und auch beanstandet werden.

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