Hausverwaltung – Aufgaben, Pflichten, Kosten

Die Hausverwaltung ist Ansprechpartner für Mieter und Eigentümer und entlastet Immobilienbesitzer dank ihrer Dienstleistungen in diversen Bereichen. Allerdings ist die Bezeichnung nicht geschützt, daher sollten Sie bei der Auswahl auf verschiedene Punkte achten.

Die Aufgaben der Hausverwaltung sind vielfältig

Engagiert der Eigentümer eines Mehrfamilienhauses eine Hausverwaltung, kann er immens viel Zeit sparen. Andernfalls müsste er sich nämlich selbst um die Verwaltung kümmern. Für die meisten Menschen würde dies bedeuten, dass sie sich verschiedene buchhalterische und technische Fähigkeiten erst aneignen müssten. Zu den zahlreichen Aufgaben der Hausverwaltung gehören neben Mietersuche, Betreuung der Immobilie und Buchhaltung unter anderem die folgenden Punkte:

Mieten (Prüfung des Eingangs, Verwaltung der Gelder, ggf. Anpassung der Miethöhe und Durchsetzung der neuen Miete)
Ausformulierung neuer Mietverträge
Ausarbeitung individueller Vereinbarungen mit einzelnen Mietern
Forderungs- und Reklamationsmanagement
Erstellung von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen nach gesetzlich vorgegebenem Verteilerschlüssel
Buchführung, Budgetplanung und Kostenüberprüfung
Begleichung entstandener Kosten für Reparaturen etc. (dafür wird ein eigenes Konto eingerichtet)
Nachweisführung gegenüber dem Eigentümer
Inserierung der Wohnung und Auswahl des Nachmieters
Besichtigungen und Wohnungsübergaben inklusive Übergabeprotokoll
Beauftragung von Dienstleistern, Kontrolle der Arbeiten (Garten, Reinigungsdienst, Winterräumdienst etc.)
Betrieb und regelmäßige Kontrolle von Einrichtungen (z. B. Heizungsanlage, Wasser, Gas)
Überwachung der Dienstleister (Hausmeister, Gärtner, Reinigungsdienst)
Beauftragung von Instandhaltungsmaßnahmen, Wartungen und Reparaturen
Beauftragung von Modernisierungen (nach Absprache mit Eigentümer/Vermieter)

Welche Aufgaben die Hausverwaltung genau übernimmt, wird im Vertrag festgelegt. Gesetzliche Vorgaben gibt es dafür nicht.

Es gibt verschiedene Arten der Hausverwaltung

Wenn allgemein von der Hausverwaltung die Rede ist, kann damit die Mietverwaltung, die WEG-Verwaltung oder die Sondereigentumsverwaltung gemeint sein. Ihre Aufgaben überschneiden sich teilweise, doch es gibt auch deutliche Unterschiede.

Die Mietverwaltung

In einem vermieteten Mehrfamilienhaus ist die Mietverwaltung für die oben genannten Punkte zuständig. Sie nimmt beispielsweise Beschwerden von Mietern entgegen und kontrolliert die Beanstandungen durch Begehungen der Immobilie.

Die WEG-Verwaltung

Die WEG-Verwaltung kümmert sich um das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Anders als beim Mietshaus handelt es sich dabei um ein Mehrfamilien- oder Reihenhaus, in dem die Wohnungen oder Reihenhäuser von den Eigentümern bewohnt werden. Zu den Aufgaben der WEG-Verwaltung zählen folgende:

Einnahme und Kontrolle der Hausgelder und Führung der Gemeinschaftskonten der Eigentümer
Buchhaltung und Jahresabrechnungen samt Instandhaltungsrücklage
Durchführung von Zahlungspflichten
Abwehr unberechtigter Forderungen
Erstellung des Wirtschaftsplans
Angebotsvergleiche zur Kostenminimierung
Begehung des Gemeinschaftseigentums zur Zustandsbeurteilung
Feststellung notwendiger Maßnahmen und Information der Eigentümer
Einberufung zu Eigentümerversammlungen samt Protokollführung
Gestaltung der Verträge für die Dienstleister, die sich um das Gemeinschaftseigentum kümmern

Auch die Kontrolle der Einrichtungen sowie die Beauftragung von Dienstleistern für wiederkehrende und einmalige Aufgaben obliegen den WEG-Verwaltern. Es ist angeraten, ab 3 bis 4 verschiedenen Besitzern eine Hausverwaltung zu beauftragen, da es sonst schnell zu Streitigkeiten kommt. Theoretisch kann jemand aus der Hausgemeinschaft die Aufgaben übernehmen, falls er oder sie die entsprechenden Fähigkeiten hat. Um Interessenkonflikte zu vermeiden, ist es jedoch besser, wenn ein Außenstehender den Job übernimmt.

Die Sondereigentumsverwaltung

Auch die Sondereigentumsverwaltung ist eine Wohnungsverwaltung – ähnlich wie die Mietverwaltung. Allerdings bezieht sie sich nur auf einzelne Wohnungen in einer größeren Immobilie. Gehören zum Beispiel in einem Haus mit 10 Parteien 6 Wohnungen einzelnen Besitzern, die sie vermieten, und jeweils 2 Wohnungen 2 weiteren Personen, kann theoretisch jeder Wohnungsbesitzer einen eigenen Verwalter beauftragen.

Dieser kümmert sich um alle Mietangelegenheiten, sucht neue Mieter und nimmt Beschwerden entgegen. Er ist zuständig für alle oben genannten Punkte, welche die ihm zugeteilten Wohnungen betreffen. Das Gemeinschaftseigentum hingegen fällt nicht in seinen Zuständigkeitsbereich.

Hausverwaltung: Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab

Welche Kosten mit der Hausverwaltung einhergehen, lässt sich nur grob eingrenzen, denn es gibt keine Gebührenordnung. Da auf dem Verwaltermarkt aber eine starke Konkurrenz herrscht, haben sich relativ nahe beieinander liegende Preise eingependelt. Für die Mietverwaltung veranschlagen die Anbieter monatlich oft zwischen 20 und 25 Euro pro Einheit, für die WEG-Verwaltung zwischen knapp 20 und 30 Euro. Stellplätze oder Garagen schlagen noch einmal mit 3 bis 5 Euro zu Buche. Eine weitere beliebte Methode der Berechnung ist der prozentuale Anteil an der Kaltmiete. Dieser liegt häufig bei 5 oder 6 Prozent. Unterschiede in der Höhe der Kosten kommen unter anderem zustande durch

die Anzahl der Wohneinheiten,
den Zustand und die Lage der Immobilie (in strukturschwachen Gebieten können die Kosten höher liegen),
den Umfang der vereinbarten Aufgaben,
die Mietklientel (als kompliziert bekannte Mieter) und
die gewünschte Erreichbarkeit der Hausverwaltung (übliche Arbeitszeit vs. rund um die Uhr erreichbar).

Es lohnt sich, unterschiedliche Angebote einzuholen und die Kosten zu vergleichen. Achten Sie dabei vor allem auf Zusatzkosten, die für bestimmte Leistungen berechnet werden: Das kann beispielsweise ein Stundenlohn für die Eigentümerversammlungen sein oder ein Extraaufwand für das turnusmäßige Prüfen der Heizungsanlage.

Für ein Haus mit beispielsweise 10 Wohnungen und ebenso vielen Stellplätzen könnten die Kosten nach der ersten Berechnungsart also pro Monat zwischen 230 und 350 Euro liegen – zuzüglich der Kosten für die Extraleistungen. Gehen Sie hingegen von einer Kaltmiete von 800 Euro aus, summiert sich der Anteil für die Wohnungen in der prozentualen Berechnung bereits auf 400 Euro. Ein Vergleich ist daher wichtig.

So finden Sie die passende Hausverwaltung

Grundsätzlich sollten Sie nach einer Hausverwaltung suchen, die in der Nähe des Objekts ansässig ist: Aufgrund der immer mal wieder notwendigen Begehung und der Rolle als Ansprechpartner für die Mieter und Eigentümer sollte der Sitz der Verwaltung in erreichbarer Nähe sein.

Die Bezeichnung „Hausverwaltung“ ist nicht geschützt und es gibt auch keinen entsprechenden Ausbildungsberuf. Da sich folglich jeder so nennen darf, werfen Sie am besten einen Blick auf die Webseiten der infrage kommenden Verwaltungen: Handelt es sich bei den Verantwortlichen um ausgebildete Immobilienkaufleute oder um studierte Immobilienmanager bzw. Immobilienwirte, können Sie davon ausgehen, dass sie Expertise mitbringen.

Eine weitere Möglichkeit, sich von der Professionalität der Anbieter zu überzeugen, ist die Prüfung, ob das Unternehmen einem Verwalterverband angehört. Ist dies der Fall, erfüllt es Standards, die gesetzlich nicht vorgegeben sind. Die Verbände prüfen sorgfältig, wen sie aufnehmen, und setzen auf entsprechende Kenntnisse und Erfahrungen. Viele Verbände machen eine Mitgliedschaft auch davon abhängig, ob die Anwärter eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung abgeschlossen haben.

Informieren Sie sich auf unabhängigen Bewertungsplattformen auch über die Erfahrungen anderer Kunden mit dem Anbieter.

Fazit: Die sorgfältige Wahl der Hausverwaltung lohnt sich

Wer eine Immobilie vermietet oder selbst bewohnt, aber gemeinschaftliches Eigentum mit Nachbarn teilt, ist mit der Beauftragung einer Hausverwaltung gut beraten. Die Verwalter kümmern sich um alle zeitraubenden Aufgaben rund um die Wohnungen, behalten den allgemeinen Zustand im Blick und weisen auf notwendige Reparaturen oder Modernisierungen hin. Sie sind kompetenter Ansprechpartner für Reklamationen oder Fragen der Bewohner und kümmern sich um Dienstleister für Garten, Putzarbeiten oder den winterlichen Räumdienst. Da die Hausverwaltung von den Eigentümern Zugang zu wichtigen Konten erhält, muss sie unbedingt vertrauenswürdig und gut versichert sein.

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