Datenschutz beim Mietvertrag – was dürfen Vermieter abfragen?

So manches muss der Vermieter über seine Mieter wissen. Allerdings gibt es klare Grenzen. Gezogen werden sie insbesondere durch die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die seit 2018 gilt. Welche Informationen in einem Mietverhältnis Relevanz haben, wie sie zu behandeln sind und was reine Privatsache ist, lesen Sie hier.

Diese Daten darf der Vermieter sammeln

Innerhalb der Europäischen Union wurde am 25. Mai 2018 die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eingeführt. Sie hat seitdem Einfluss auf das Verhältnis zwischen Mieter und Vermieter sowie den geschlossenen Vertrag. Einige Informationen sind unerlässlich, damit eine rechtswirksame Bindung zwischen beiden Parteien entstehen kann. Welche Daten der Vermieter abfragen darf, hängt vom konkreten Zeitpunkt ab.

Melden sich Interessenten für ein Objekt, ist es dem Vermieter im Sinne des Datenschutzes erlaubt, von ihnen die folgenden Informationen und Unterlagen einzufordern:

• Vollständiger Name
• Aktuelle Anschrift
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Einsichtnahme des Personalausweises
• Ggf. Prüfung des Wohnberechtigungsscheins

Es knüpft die Bewerbungsphase an, in der es darum geht, den konkreten Kandidaten für die zu vermietende Immobilie auszuwählen. Um sich die Entscheidung leichter zu machen, kann der Vermieter diese Punkte abfragen:

• Einkommensnachweise der letzten 3 Monate
• Bonitätsauskunft
• Berufliche Tätigkeit
• Beabsichtigte Anzahl der einziehenden Personen
• Wunsch nach dem Halten von Haustieren

Unter Berücksichtigung der Richtlinien der DSGVO sind für den Mietvertrag noch weitere Daten vonnöten. Insbesondere handelt es sich dabei um die Bankverbindung des Mieters. Relevant sind in diesem Zusammenhang womöglich auch Bürgschaftsverträge, die mit Banken oder Privatpersonen geschlossen wurden.

Mietvertrag und Datenschutz: die Rolle der DSGVO

Die DSGVO als rechtliche Grundlage ist bereits angeklungen, soll aber aufgrund ihrer Bedeutung noch etwas detaillierter betrachtet werden. In erster Linie gilt sie für Unternehmen und regelt den Datenschutz. Vermieter betrifft sie jedoch ebenso. Der einfache Grund: Sie sind dazu veranlasst, personenbezogene Daten von ihren Mietern abzufragen und teilweise zu speichern. Über den Mietvertrag entsteht außerdem ein geschäftliches Verhältnis. Daher ist die DSGVO zu beachten – und zwar nicht nur von Vermietern, sondern auch von Maklern und Hausverwaltern.

Eine wichtige Rolle spielt Artikel 6 Absatz 1 der DSGVO. Darin heißt es, dass nur Daten gesammelt werden dürfen, die für das Mietverhältnis bedeutend sind. Es muss ein berechtigtes Interesse vorliegen, die entsprechenden Informationen zu erheben. Ein solcher Fall ist etwa dann gegeben, wenn ein potenzieller Mieter Interesse an einem Objekt anmeldet und sich abzeichnet, dass ein Vertrag zustande kommt. Die Angaben sollen jeweils zu dem Zeitpunkt eingeholt werden, zu dem sie relevant sind. Laut den Richtlinien zum Datenschutz haben Vermieter nicht die Befugnis, Auskünfte zu verlangen, die erst später benötigt werden.

Nicht gestattet sind zudem Abfragen, hinter denen ein rein privates Interesse steht. Gemäß dem Datenschutz brauchen sich Mieter beispielsweise zu ihrem Familienstand, einem eventuellen Kinderwunsch, ihrer politischen und sexuellen Orientierung, ihrem gesundheitlichen Zustand oder möglichen Vorstrafen nicht zu äußern. Sie können eine Antwort schlichtweg verweigern oder sogar bewusst falsche Angaben machen. Die DSGVO untersagt solche Auskünfte zum höchstpersönlichen Lebensbereich. Es würde sich daher um einen Verstoß gegen den Datenschutz seitens des Vermieters handeln.

Besteht zu einem späteren Zeitpunkt bereits ein Mietverhältnis, sind in aller Regel auch Fragen aufgrund von Polizeibesuchen beim Mieter tabu – solange es sich dabei um seine Privatangelegenheit handelt. Sind die Beamten erschienen, weil der Anlass ein Konflikt mit anderen Mietparteien war, mag durchaus ein Interesse vorliegen. Ganz ähnlich gestaltet sich der Sachverhalt, wenn der Vermieter mit anderen Hausbewohnern über einen Mieter spricht. Er ist nicht dazu befugt, Erkundigungen einzuholen. Umgekehrt darf auch er keine Informationen wie etwa den beruflichen Status des Mieters preisgeben. Gesprächsbedarf kann allerdings dann vorhanden sein, wenn ein Verstoß gegen das vertragliche Verhältnis zu beklagen ist – beispielsweise, weil ein Mieter die Hausordnung missachtet.

Der richtige Umgang mit den Daten

Mieter genießen gegenüber dem Vermieter ein Auskunftsrecht. Es erlaubt ihnen, sich die folgenden Fragen beantworten zu lassen:

• Welche Daten wurden gespeichert?
• Zu welchem Zweck ist das geschehen?
• Sind Daten weitergegeben worden – und falls ja: an wen?

Der Vermieter unterliegt dafür der Pflicht, ein lückenloses Protokoll zu führen. Bezeichnet wird es als „Verzeichnis der Datenverarbeitungstätigkeiten“. Es soll die entsprechenden Antworten auf diese Fragen liefern. Darin muss zudem der Speicherort – in einer Cloud oder lokal – vermerkt sein. Datenschutz für Mieter bedeutet auch, dass sie die von ihnen gesicherten Informationen jederzeit einsehen und bei Bedarf ändern lassen dürfen. Das ist in Artikel 15 der DSGVO festgehalten.

Von Zeit zu Zeit kann es vorkommen, dass die Weitergabe von Informationen an Dritte erfolgen muss. Ein klassisches Beispiel dafür sind Verbrauchsdaten der Strom- und Wasserzähler. Stehen Reparaturarbeiten in einer Wohnung bevor, benötigen womöglich die beauftragten Handwerker die Kontaktdaten des Mieters. Die Voraussetzung für eine solche Weitergabe ist stets dessen Einverständnis oder ein berechtigtes Interesse. Im Sinne des Datenschutzes sind Vermieter dazu verpflichtet, mit den entsprechenden Dienstleistern einen Vertrag zu schließen. Darin ist festgehalten, inwieweit die Mieterinformationen verarbeitet werden. Kommt es zu Verstößen durch eine Drittpartei, haftet dennoch der Vermieter.

Transparenz als oberstes Gebot beim Mietvertrag und Datenschutz

Neben dem Mietvertrag empfiehlt es sich für Vermieter, noch ein weiteres Dokument zu erstellen. Sie sind ohnehin dazu veranlasst, ihre Mieter über die Datenverarbeitung aufzuklären. Es ist zwar keine gesetzliche Vorgabe, allerdings schafft eine schriftliche Mitteilung zum Themenkomplex Datenschutz für Mieter maximale Transparenz. Sie sollte vor Beginn des Mietverhältnisses ausgehändigt werden und auch dann, wenn es zu einer neuen Verarbeitung der Daten kommt. Diese Informationen müssen daraus hervorgehen:

• Name und Kontaktdaten des Vermieters
• Zweck der Datenerhebung
• Rechtsgrundlage für das Verarbeiten der Daten
• Dauer der Datenspeicherung
• Recht des Mieters, bei der Datenschutzbehörde Beschwerde einzulegen
• Recht des Mieters, seine Einwilligung jederzeit zurückzuziehen
• Empfänger im Falle einer Weitergabe von Daten
• Allgemeine Rechte, die der Datenschutz dem Mieter einräumt

Bei den im letzten Punkt genannten Rechten handelt es sich um folgende: Mieter dürfen um eine Auskunft zu den gespeicherten Daten bitten, sich diese als Kopie aushändigen lassen, das Löschen verlangen und die Verarbeitung einschränken.

Zutritt zur Wohnung und Ende des Mietvertrags

Im Hinblick auf das Thema Datenschutz und Mieter ist auch das Betreten der Wohnung ein wichtiger Aspekt. Der Vermieter darf nicht unangemeldet erscheinen. Die Wohnung gehört schließlich zum persönlichen Lebensbereich des Mieters. Dennoch gibt es Szenarien, bei denen der Einlass erforderlich ist:

• Der Vermieter muss sich einen Eindruck von einem entstandenen Mangel verschaffen.
• Es sind Maßnahmen zur Instandhaltung oder Aufwertung der Wohnung notwendig.
• Das Mietverhältnis endet und neue Interessenten wollen das Objekt besichtigen.
• Die Wohnung soll verkauft werden und potenzielle Käufer möchten diese in Augenschein nehmen.
• Das Ablesen der Zählerstände ist erforderlich.
• Es besteht der Verdacht, dass die Wohnung nicht wie vertraglich vereinbart genutzt wird.

Es ist die Pflicht des Vermieters, sein Erscheinen vorher anzukündigen. In aller Regel muss er einen Vorlauf von mindestens 3 bis 4 Tagen einräumen. Nur in dringenden Fällen – wenn etwa unaufschiebbare Reparaturen anstehen – sind 24 Stunden ausreichend. Zudem ist der Vermieter dazu angehalten, den Grund für den Besuch zu nennen und sich das Einverständnis des Mieters einzuholen.

Kommt es einmal zur Auflösung eines Mietvertrags, ist der Datenschutz ebenso zu berücksichtigen. Das Vertragsende bedeutet nicht, dass alle Informationen über den ehemaligen Mieter unmittelbar entfernt werden müssen. Vielmehr gilt: Die Daten sind dann zu löschen, wenn sie ihren Zweck erfüllt haben. Dafür existieren beim Datenschutz für Vermieter verschiedene Aufbewahrungsfristen. Folgende Regelungen gelten dabei:

• 12 Monate für Daten zur Betriebskostenabrechnung
• 3 Jahre bei Daten, die Vermieteransprüche betreffen
• 10 Jahre für steuerrelevante Dokumente

Handelt es sich um Angaben von bloßen Mietinteressenten, sind diese spätestens nach 6 Monaten zu löschen. Aus Sicht des Vermieters empfiehlt es sich, die Betroffenen proaktiv darüber in Kenntnis zu setzen, wenn Daten entfernt wurden.

Fazit: Sorgfältiger Umgang mit Daten als Grundvoraussetzung

Für das Thema Mietvertrag und Datenschutz sind durch die Einführung der DSGVO einige Änderungen in Kraft getreten. Allgemein zusammengefasst bedeuten sie strengere Richtlinien für den Umgang mit Daten des Mieters. Es dürfen nur die wirklich relevanten Informationen abgefragt und gespeichert werden. Im Sinne des Datenschutzes muss der Vermieter den Umgang damit dokumentieren und jederzeit in der Lage sein, Auskunft zu geben. Nachlässigkeiten können zu teils empfindlichen Bußgeldern führen. Nicht mehr erforderliche Angaben sind zu löschen. Der Datenschutz nimmt Vermieter auch in die Pflicht, wenn die Weitergabe von Informationen notwendig ist. Für Verstöße durch Dritte haften sie ebenfalls. Ein sorgfältiger und transparenter Umgang mit den Daten bildet die Grundlage dafür, dass die Vorgaben der DSGVO beim Mietvertrag eingehalten werden.

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